Cuando pensamos en qué hace un contador público, es común relacionar su trabajo únicamente con registrar ingresos y gastos o presentar declaraciones de impuestos. Sin embargo, la labor de un contador va mucho más allá. Este profesional cumple un papel fundamental en la organización financiera de una empresa, el cumplimiento de sus obligaciones y la toma de decisiones.
En Colombia, contar con información contable clara, organizada y confiable permite a las empresas conocer realmente cómo se encuentra su situación financiera y actuar de manera oportuna frente a sus obligaciones tributarias, laborales y comerciales.
Por eso, entender qué hace un contador público y cuáles son sus funciones puede ayudar a empresarios y administradores a identificar cuándo necesitan acompañamiento profesional y cómo este puede contribuir a una mejor gestión del negocio.
¿Qué es un contador público?
Un contador público es un profesional especializado en el manejo, análisis y presentación de información contable y financiera. Su trabajo consiste en registrar, organizar, analizar y controlar las operaciones económicas de una persona o empresa, de acuerdo con las normas aplicables.
Su función no se limita a ingresar información en un sistema contable. A partir de los datos financieros, el contador puede elaborar informes, identificar situaciones que requieren atención, apoyar el cumplimiento tributario y proporcionar información útil para la toma de decisiones.
Además, dependiendo de su experiencia y del servicio contratado, puede participar en procesos relacionados con impuestos, nómina, estados financieros, auditoría, control interno, presupuestos y asesoría financiera, entre otros.
¿Qué hace un contador público en una empresa?
Las funciones pueden variar según el tamaño y las necesidades de cada organización. Una empresa pequeña puede requerir principalmente apoyo en su contabilidad y obligaciones tributarias, mientras que una compañía más grande puede necesitar un equipo contable con diferentes responsabilidades.
Entre las principales funciones encontramos las siguientes.
1. Llevar y organizar la contabilidad
Una de las funciones principales del contador es registrar y organizar las operaciones económicas de la empresa.
Esto incluye movimientos como:
- Ventas
- Compras
- Gastos
- Ingresos
- Pagos
- Obligaciones con proveedores
- Cuentas por cobrar
- Movimientos bancarios
- Otros hechos económicos de la empresa
Una contabilidad organizada permite que la información financiera pueda consultarse y analizarse posteriormente.
No se trata solamente de registrar operaciones, sino de hacerlo de manera adecuada y consistente, de modo que la información represente correctamente la realidad económica del negocio.
2. Elaborar estados financieros
El contador público también participa en la preparación de los estados financieros, documentos que permiten conocer diferentes aspectos de la situación económica de una empresa.
Entre los principales encontramos:
- Estado de situación financiera
- Estado de resultados
- Estado de cambios en el patrimonio
- Estado de flujos de efectivo, cuando corresponda
- Notas a los estados financieros
Estos informes pueden ayudar a responder preguntas importantes: ¿la empresa está generando ganancias?, ¿cuánto debe?, ¿cuánto tiene por cobrar?, ¿cuáles son sus principales gastos?, ¿tiene suficiente liquidez?
Por esta razón, los estados financieros son una herramienta importante para propietarios, administradores, socios, entidades financieras y otros usuarios de la información.
3. Apoyar el cumplimiento de las obligaciones tributarias
Otra responsabilidad importante está relacionada con los impuestos y las obligaciones tributarias.
Dependiendo de las características de la empresa y de las obligaciones que tenga, el contador puede apoyar procesos como:
- Preparación de declaraciones tributarias
- Revisión de información fiscal
- Retención en la fuente
- Impuesto sobre las ventas, cuando corresponda
- Información exógena
- Facturación y documentos relacionados
- Revisión de obligaciones ante la DIAN
- Organización de soportes para las declaraciones
El acompañamiento profesional ayuda a disminuir el riesgo de errores y a mantener organizados los documentos que respaldan la información reportada.
4. Analizar la información financiera
Una de las funciones que más valor puede aportar un contador es el análisis de la información financiera.
Los registros contables por sí solos no necesariamente explican qué está ocurriendo en una empresa. Es necesario interpretarlos.
Por ejemplo, un contador puede ayudar a identificar:
- Incrementos importantes en los gastos
- Disminución de la rentabilidad
- Problemas de liquidez
- Aumento de las cuentas por cobrar
- Endeudamiento elevado
- Costos que están afectando los márgenes
- Cambios relevantes en los resultados de la empresa
Este análisis permite que los administradores tengan una visión más clara antes de tomar decisiones.
5. Asesorar en la toma de decisiones
La información contable también puede convertirse en una herramienta para la planeación y toma de decisiones empresariales.
Por ejemplo, antes de adquirir una nueva obligación financiera, contratar personal adicional, realizar una inversión o ampliar una operación, es importante conocer si la empresa cuenta con los recursos necesarios y cuál podría ser el impacto financiero.
El contador puede proporcionar información que ayude a evaluar estos escenarios y a tomar decisiones con mayor fundamento.
6. Revisar y controlar los documentos contables
Para que la contabilidad sea confiable, es necesario contar con documentos que respalden las operaciones registradas.
El contador puede revisar facturas, comprobantes, recibos, extractos bancarios, documentos de compras y ventas, entre otros soportes.
Esta revisión permite detectar inconsistencias como:
- Documentos faltantes
- Información incorrecta
- Operaciones registradas de manera inadecuada
- Diferencias entre los registros contables y bancarios
- Errores en facturas
- Gastos sin el soporte correspondiente
Una buena organización documental facilita además procesos de revisión, auditoría y cumplimiento tributario.
¿Un contador público solamente se encarga de los impuestos?
No.
Aunque los impuestos son una parte importante del trabajo contable, reducir la función del contador a la presentación de declaraciones puede hacer que una empresa desaproveche gran parte del valor de este profesional.
La contabilidad permite generar información sobre la operación del negocio. A partir de ella, el contador puede ayudar a analizar rentabilidad, costos, gastos, liquidez, endeudamiento, patrimonio y otros aspectos financieros.
Por ejemplo, una empresa puede estar vendiendo cada vez más y, aun así, tener problemas financieros. Si los costos y gastos están creciendo al mismo ritmo o incluso más rápido que las ventas, aumentar la facturación no necesariamente significa aumentar las ganancias.
El análisis contable permite identificar este tipo de situaciones.
¿Qué diferencia hay entre un contador y un auxiliar contable?
Aunque ambos pueden participar en los procesos contables, sus responsabilidades y nivel de formación son diferentes.
El auxiliar contable suele apoyar tareas operativas como organización de documentos, registro de información, conciliaciones y otras actividades relacionadas con el proceso contable.
El contador público, por su parte, cuenta con formación profesional y puede asumir responsabilidades de mayor alcance relacionadas con el análisis, preparación y presentación de información financiera, obligaciones tributarias y otros servicios profesionales dentro del marco de sus competencias.
En una empresa, ambos perfiles pueden trabajar de manera complementaria.
¿Cuándo una empresa debería contratar un contador público?
No existe una única respuesta para todas las empresas. Las necesidades dependen del tamaño del negocio, el volumen de operaciones, el tipo de actividad económica y sus obligaciones.
Sin embargo, el acompañamiento de un contador puede ser especialmente importante cuando:
- La empresa está comenzando operaciones
- El volumen de ventas y compras está creciendo
- Existen varias obligaciones tributarias
- Se necesita organizar la contabilidad
- Hay dificultades para conocer la rentabilidad real
- Existen problemas para controlar gastos
- Se requiere preparar estados financieros
- Se están tomando decisiones de inversión o financiación
- Hay información contable atrasada o desorganizada
- Se necesita mayor control sobre las cuentas por cobrar y por pagar
Esperar hasta que aparezca un problema tributario o financiero puede dificultar su solución. El acompañamiento contable también tiene un componente preventivo.
¿Qué beneficios aporta tener un contador público?
Contar con acompañamiento profesional puede generar beneficios tanto en el cumplimiento de obligaciones como en la administración del negocio.
Mayor organización financiera
Una contabilidad organizada permite conocer mejor los movimientos económicos de la empresa y facilita el acceso a información actualizada.
Mejor control de ingresos y gastos
El análisis de la información ayuda a identificar dónde se está utilizando el dinero y cuáles gastos podrían estar afectando los resultados.
Apoyo en las obligaciones tributarias
Un profesional puede ayudar a organizar la información y los soportes necesarios para cumplir adecuadamente con las obligaciones que correspondan.
Información para tomar decisiones
Los estados financieros y los indicadores permiten analizar la situación de la empresa antes de tomar decisiones importantes.
Prevención de errores
La revisión periódica de la información puede ayudar a detectar inconsistencias antes de que se conviertan en problemas mayores.
¿Qué información debería entregarle una empresa a su contador?
Para realizar correctamente su trabajo, el contador necesita recibir información completa y oportuna sobre las operaciones de la empresa.
Entre los documentos y datos que pueden ser necesarios se encuentran:
- Facturas de ventas y compras
- Comprobantes de ingresos y egresos
- Extractos bancarios
- Información sobre cuentas por cobrar y pagar
- Nómina y obligaciones laborales
- Contratos
- Información relacionada con activos y obligaciones financieras
- Documentación tributaria
- Otros soportes de las operaciones realizadas
Una buena relación entre la empresa y su contador depende también de que la información sea entregada de forma organizada y dentro de los tiempos necesarios.
Errores comunes al trabajar con la contabilidad de una empresa
Uno de los errores más frecuentes es considerar que la contabilidad solo debe revisarse cuando llega la fecha de presentar impuestos.
La información contable puede ser mucho más útil cuando se mantiene actualizada y se analiza periódicamente.
Otros errores comunes son:
- Mezclar gastos personales con los de la empresa
- No conservar los documentos soporte
- Registrar operaciones de manera tardía
- No conciliar periódicamente las cuentas bancarias
- No revisar las cuentas por cobrar
- No analizar los estados financieros
- Tomar decisiones sin conocer la situación financiera real
- Entregar información incompleta al contador
Estos problemas pueden afectar la calidad de la información y dificultar la administración del negocio.
Saber qué hace un contador público permite entender que su trabajo va mucho más allá de registrar operaciones o presentar impuestos.
Un contador puede participar en la organización de la información financiera, elaboración de estados financieros, cumplimiento tributario, análisis de resultados y generación de información útil para tomar decisiones.
Para una empresa, disponer de información contable clara y oportuna significa tener mejores herramientas para conocer su realidad financiera, anticiparse a posibles dificultades y planificar su crecimiento.
Por eso, más que considerar al contador como el profesional que se encarga únicamente de los impuestos, es conveniente verlo como un aliado para la gestión y el crecimiento empresarial.
Si necesita organizar su contabilidad, conocer la situación financiera de su empresa o recibir acompañamiento profesional, contáctenos y conozca cómo podemos ayudarle.